Tên đơn vị: PHÒNG HÀNH CHÍNH

Điện thoại: 08 38554137, số điện thoại nội bộ: 1213 – 1308 – 1663 – 1766

Fax: 08 38557267 – 08 38563533

Email: hccr@choray.vn

Trang web: http://choray.vn

I. Nhân sự:

Trưởng phòng Hành chính: Nguyễn Trung Sơn

Tập thể Phòng Hành Chính

II. Quá trình thành lập:

- Thành lập vào ngày 14/03/2011 trên cơ sở tách Bộ phận Hành chính, Văn phòng Giám đốc và Pháp chế từ phòng Tổ chức Hành chính.

- Ngày 26/09/2011 sáp nhập Tổ Tổng đài thuộc phòng Quản trị vào phòng Hành chính.

- Ngày 01/03/2013 sáp nhập phòng Thương hiệu và Quan hệ công chúng vào phòng Hành chính.

- Ngày 19/09/2014 sáp nhập Tổ Công xa thuộc phòng Quản trị vào phòng Hành chính.

- Ngày 09/10/2015, thành lập Đơn vị Quan hệ báo chí thuộc phòng Hành chính. Ngày 25/04/2017, đồi tên thành Đơn vị Truyền thông.

III. Tóm tắt cơ cấu tổ chức:

- Cơ cấu tổ chức gồm 06 bộ phận: Pháp chế, Văn phòng Giám đốc, Văn thư, Tổng đài, Công xa và Truyền thông.

- Cơ cấu nhân sự:

• 01 Trưởng phòng;
• 02 Phó trưởng phòng;
• Bộ phận Văn phòng Giám đốc: 02 nhân viên -  01 Điều dưỡng và 01 Nhân viên phục vụ;
• Bộ phận Pháp chế: 02 Chuyên viên;
• Bộ phận Văn thư: 06 Nhân viên - 02 Chuyên viên, 01 Chuyên viên Cao đẳng, 02 Cán sự và 01 Nhân viên văn thư;
• Bộ phận Tổng đài: 07 Nhân viên - 01 Kỹ thuật viên, 06 Nhân viên tổng đài;
• Bộ phận Công xa: 27 nhân viên - 26 Nhân viên lái xe và 01 Nhân viên phục vụ;
• Đơn vị Truyền thông: 02 Chuyên viên.

IV. Chức năng - Nhiệm vụ:

- Công tác văn phòng Giám đốc, công tác thư ký cho Ban Giám đốc, công tác phục vụ tiếp khách của Lãnh đạo bệnh viện;

- Công tác văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu của Bệnh viện Chợ Rẫy;

- Công tác pháp chế, Thanh tra của Thủ trưởng;

- Công tác báo chí, truyền thông, phát ngôn;

- Công tác Tổng đài bệnh viện;

- Công tác quản lý, điều hành đội xe của bệnh viện;

- Các nhiệm vụ khác do Giám đốc bệnh viện giao.

Thuận lợi, khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ:

1. Thuận lợi:

- Được sự quan tâm ủng hộ và chỉ đạo sát sao của Ban Giám đốc bệnh viện, sự đoàn kết tốt của tập thể nhân viên trong phòng và sự phối hợp tốt với các đơn vị trong bệnh viện để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ chung.

- Lực lượng nhân sự của phòng nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và luôn phấn đấu học tập, nâng cao trình độ để hoàn thành tốt công việc của phòng.

2. Khó khăn:

• Phòng có nhiều bộ phận: Thư ký văn phòng Giám đốc, Tổng đài, Văn thư, Pháp chế, Công xa, Truyền thông, làm việc ở nhiều vị trí nên trong công tác điều hành quản lý còn bất cập.
• Vị trí việc làm tại các bộ phận khác nhau nên trình độ chuyên môn cũng khác nhau và không đồng đều nhau.
• Khi phòng Hành chính được thành lập thì cũng là lúc nhiều văn bản pháp luật điều chỉnh các chức năng, nhiệm vụ của phòng được ban hành. Cho nên các quy trình làm việc trước đây không còn phù hợp, đòi hỏi phòng phải xây dựng lại các quy chế, quy định và quy trình làm mới phù hợp với sự điều chỉnh của luật.
• Khi được giao tiếp nhận thêm 03 bộ phận mới, lãnh đạo phòng Hành chính cũng gặp nhiều khó khăn khi phải đi sâu tìm hiểu, nắm bắt công việc và các quy trình làm việc của 03 bộ phận trên để có thể quản lý chặt chẽ và tốt hơn.
• Tuy có nhiều bộ phận nhưng các mảng công việc không liên quan với nhau, trình độ giữa các bộ phận cũng có sự chênh lệch nên khi có bộ phận nào thiếu nhân sự thì không thể điều động hỗ trợ công việc cho nhau.
• Công tác chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên cũng không thể đồng đều giữa các bộ phận. Phòng có hai bộ phận làm việc theo ca nên việc tổ chức liên hoan, tham quan du lịch không thể tập trung đầy đủ nhân viên cùng tham dự.

- Trong 04 năm qua, phòng Hành chính từng bước củng cố hoạt động ngày một đi vào nề nếp, hoàn thành nhiệm vụ được giao, không ngừng phấn đấu đi lên nhằm đáp ứng được nhu cầu phát triển của bệnh viện. Phòng Hành chính đã xây dựng được Quy chế tổ chức và hoạt động cho riêng mình và từng bước hoàn thiện các chức năng, nhiệm vụ được giao như:

• Xây dựng Quy trình giải quyết khiếu nại của Bệnh viện Chợ Rẫy;
• Xây dựng “Nội quy bệnh viện”;
• Xây dựng “Nội quy tiếp công dân”;
• Xây dựng Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Bệnh viện Chợ Rẫy;
• Triển khai thực hiện Đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin phát hành văn bản trong bệnh viện”. Từ tháng 10/2013, các văn bản đến được chuyển cho các cá nhân, đơn vị trong bệnh viện qua hệ thống email nội bộ của Bệnh viện Chợ Rẫy.
• Ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến vào việc quản lý văn đi và văn bản đến tại Bộ phận Văn thư – phòng Hành chính.
• Triển khai và tiếp nhận lưu trữ khóa lưu của các đơn vị tại Tổng đài bệnh viện.